Návod na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr v programe EconomSys
EconomSys vytvára elektronické faktúry vo formáte XML podľa európskej normy EN 16931 (UBL 2.1, Peppol BIS Billing 3.0).
Faktúry môžete buď iba exportovať do súborov XML, alebo ich priamo z programu odosielať a prijímať cez sieť Peppol.
Peppol je európska sieť na bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi firmami. Do siete sa firma pripája cez certifikovaný
prístupový bod. EconomSys podporuje prístupový bod Verteco (peppol.verteco.digital).
2. Nastavenie odosielania a prijímania cez Peppol (Verteco)
Zaregistrujte firmu na portáli Verteco.
Tým bude vaša firma dosiahnuteľná v sieti Peppol a dodávatelia vám môžu posielať faktúry.
Registráciu a podmienky používania prístupového bodu riešite priamo so spoločnosťou Verteco digital services, s. r. o.
Na portáli Verteco vytvorte API token. Dostanete Client ID a API kľúč, ktorý začína na vpt_.
V EconomSys otvorte Základné nastavenia - Odosielanie a prijímanie eFaktúr cez Peppol (Verteco).
Zapnite voľbu Odosielať a prijímať eFaktúry cez Peppol - Verteco.
V poli URL Verteco zvoľte ostré prostredie, alebo na vyskúšanie testovacie prostredie.
Zadajte Client ID a API kľúč. Kľúč sa ukladá zašifrovaný.
Podľa potreby zmeňte Adresár odoslaných a prijatých XML, kam sa ukladá archív všetkých odoslaných a prijatých eFaktúr.
Nastavenie potvrďte tlačidlom OK.
Odkaz Otvoriť portál Verteco priamo v nastavení otvorí portál zvoleného prostredia (ostrého alebo testovacieho).
Peppol ID - adresa firmy v sieti Peppol
Peppol ID sa nezadáva, program ho určí automaticky z krajiny a daňových údajov:
Vaša firma - z údajov v nastavení eFaktúry, odberateľ - z krajiny a údajov v jeho adrese.
Slovensko: 0245: + číslice DIČ bez „SK“, napr. 0245:2121358349. Platí aj pre neplatiteľov DPH. IČO sa použiť nedá.
Ostatné krajiny EÚ: schéma IČ DPH danej krajiny + IČ DPH s kódom krajiny, napr. 9929:CZ12345678 (Česko), 9930:DE123456789 (Nemecko).
Odberateľ preto musí mať v adrese vyplnenú krajinu a DIČ alebo IČ DPH.
3. Odoslanie vydaných faktúr
Vo Vydaných faktúrach označte jednu alebo viac faktúr, dobropisov alebo ťarchopisov.
Stlačte tlačidlo eFaktúra.
Program vytvorí eFaktúru a skontroluje ju podľa normy EN 16931 a pravidiel Peppol.
Ak niečo chýba, zobrazí zoznam chýb aj s označením poľa normy (napr. BT-44 Názov odberateľa). Doklad opravte a odošlite znova.
Potvrďte otázku Odoslať ... faktúr(u) cez Peppol?. Faktúry sa odošlú cez Verteco a ich XML sa uloží do archívu.
Opakované odoslanie
Ak ste niektorý z označených dokladov už odoslali, program zobrazí jeho číslo, dátum odoslania a stav. Potom sa spýta:
Áno - odoslať ich opakovane,
Nie - už odoslané doklady preskočiť a odoslať iba ostatné,
Zrušiť - nič neodosielať.
Stav odoslaného dokladu
Pri každom odoslanom doklade program eviduje dátum odoslania a stav, ktorý vráti Verteco:
pending / submitted - doklad bol prijatý na odoslanie,
delivered - doklad bol doručený prístupovému bodu odberateľa,
rejected - Verteco doklad odmietlo, program zobrazí dôvod,
undeliverable - odberateľ nie je v sieti Peppol dosiahnuteľný. Faktúru mu pošlite inak, napr. e-mailom,
failed - doručenie zlyhalo.
Stavy odoslaných dokladov sa aktualizujú pri prijímaní faktúr (tlačidlo eFaktúra v Došlých faktúrach).
4. Prijatie došlých faktúr
V Došlých faktúrach stlačte tlačidlo eFaktúra.
Program stiahne z Verteco všetky nové faktúry a dobropisy. Zaeviduje ich ako došlé faktúry vrátane dodávateľa,
položiek, zliav, príplatkov, fakturačného obdobia a príloh.
Prijatie každého dokladu potvrdí vo Verteco, takže sa tá istá faktúra nestiahne dvakrát. XML sa uloží do archívu (podadresár Received).
Zároveň sa aktualizujú stavy odoslaných faktúr.
Na konci sa zobrazí, koľko faktúr pribudlo a koľko existujúcich bolo aktualizovaných.
Merné jednotky sa prevedú z medzinárodných kódov (napr. H87 na ks). Chýbajúce jednotky sa doplnia do číselníka.
Faktúra, ktorá už v programe je (rovnaké číslo od toho istého dodávateľa), sa nezaeviduje druhýkrát, ale aktualizuje sa údajmi z Peppol.
Interné číslo, zákazka, adresa a úhrady zostanú. Položky naviazané na sklad sa nemenia.
Neúplný doklad (bez dodávateľa alebo bez položiek) sa nezaeviduje ani nepotvrdí. Zostane na portáli Verteco a program ho uvedie v zozname chýb.
Došlé faktúry prijaté cez Peppol môžete aj vytlačiť.
5. Testovací režim Verteco
Pred ostrou prevádzkou si odosielanie aj prijímanie bezpečne vyskúšajte v testovacom prostredí Verteco.
V nastavení Peppol zvoľte v poli URL Verteco položku Testovacie prostredie (https://test.peppol.verteco.digital).
V nastavení sa zobrazí červené upozornenie TESTOVACÍ REŽIM.
Ostrá prevádzka
Testovací režim
Adresa Verteco
https://peppol.verteco.digital
https://test.peppol.verteco.digital
Doručenie faktúr
Faktúra sa skutočne doručí odberateľovi cez sieť Peppol.
Nič sa nedoručí skutočným odberateľom - doklady zostanú v testovacom prostredí Verteco.
Účet a API token
Registrácia firmy a API token na ostrom portáli Verteco.
Samostatná registrácia a samostatný API token na testovacom portáli. Token z ostrého prostredia tu nefunguje a naopak.
Došlé faktúry
Faktúry od vašich skutočných dodávateľov.
Iba testovacie doklady - napríklad uvítacia faktúra od Verteco alebo faktúra, ktorú pošlete sami sebe.
Peppol ID, kontrola a evidencia dokladov
Rovnaké v oboch prostrediach.
Ako testovať
Zálohujte databázu.
Zaregistrujte firmu na testovacom portáli Verteco a vytvorte tam API token.
V nastavení Peppol zvoľte testovaciu adresu a zadajte testovacie Client ID a API kľúč.
Vystavte faktúru na vlastnú firmu (s vaším DIČ) a odošlite ju tlačidlom eFaktúra.
V Došlých faktúrach stlačte eFaktúra. Prijmete odoslanú faktúru aj prípadnú uvítaciu faktúru od Verteco.
Pozor: doklady odoslané a prijaté v testovacom režime sa v programe evidujú rovnako ako ostré. Testovacie došlé faktúry
po skúške vymažte. Ak testovaciu vydanú faktúru neskôr odošlete naostro, program ju označí ako už odoslanú a opakované odoslanie potvrdíte.
Prechod na ostrú prevádzku: v nastavení zvoľte položku Ostré prostredie (https://peppol.verteco.digital)
a zadajte Client ID a API kľúč z ostrého portálu Verteco.
6. eFaktúra bez Peppol (export a import XML)
Ak voľbu Odosielať a prijímať eFaktúry cez Peppol - Verteco nezapnete, tlačidlo eFaktúra vo Vydaných faktúrach
iba vytvorí a skontroluje XML súbory v adresári exportu. Súbory môžete poslať napríklad e-mailom.
Došlé eFaktúry, ktoré dostanete e-mailom alebo z iného systému, naimportujete zo súborov XML alebo ZIP
v nástrojoch faktúr voľbou Import zo súborov eFaktúra XML. Spracujú sa rovnako ako faktúry prijaté cez Peppol.
7. Riešenie problémov
Odosielanie a prijímanie cez Peppol nie je nastavené - chýba Client ID, API kľúč alebo údaje firmy (krajina, DIČ / IČ DPH). Doplňte ich podľa bodov 1 a 2.
Prijímanie faktúr cez Peppol je vypnuté - v nastavení Peppol zapnite odosielanie a prijímanie cez Peppol.
Chyba prihlásenia (Verteco: HTTP 401) - API token musí byť vytvorený v rovnakom prostredí Verteco, aké je zvolené v nastavení.
Ostré a testovacie prostredie majú samostatné účty aj API tokeny.
Odberateľ nemá vyplnené IČ DPH ani DIČ - Peppol ID príjemcu sa nedá určiť. Doplňte údaje v adrese odberateľa.
Odosielanie cez Peppol nie je podporované pre krajinu ... - krajina odberateľa alebo vašej firmy nemá v sieti Peppol podporovanú schému. Faktúru exportujte do XML.
Verteco doklad odmietlo - za správou nasleduje dôvod, zvyčajne kód pravidla (napr. BR-CO-15). Doklad opravte a odošlite znova.
